「初めてで何から準備すればいいかわからない…」
「参加者を集められるか不安…」
「テンプレートがあればすぐに作成できるのに…」
こんなお悩みはありませんか？ゴルフコンペを企画することになり案内状作成を任されたものの、どのように書けばよいか不安になることもあるでしょう。
取引先やお世話になっている方を招待する場合、失礼のない文章を作るのはプレッシャーですよね。
ゴルフコンペの案内状は基本的なフォーマットが決まっているため、ポイントを押さえれば丁寧な案内状を作成できます。本記事では、コンペの案内状について、以下の内容を中心に解説します。
初めての方でもスムーズにコンペの案内状を作成できるように、丁寧に解説していきます。ぜひ本記事を参考に、魅力的な案内状を作成してみてください。
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ゴルフコンペの案内状を作る前の準備3ステップ
ゴルフコンペの案内状を作る前には、以下の事前準備が必要です。
本章を参考に、最初に事前準備を行いましょう。
1. 開催日時と会場を決める
案内状を作成する前に、開催日時と会場を決めておきましょう。それぞれの項目を決めるポイントは以下のとおりです。
| 開催時期 | 春・秋など気候のよい時期とする |
| 開催日 | 複数日候補を用意し、予約状況を確認する |
| 会場 | 以下の3つを重点的に確認して決める
|
開催日時と会場が決まらない限り、案内状を作成しても意味がありません。イベント開催自体が難しくなる可能性もあるため、まずはこのステップを確実に完了させましょう。
2. 案内状を送る日程を決める
開催概要が決まったら、案内状を送る日程を決めましょう。参加者のスケジュール調整を考慮し、余裕をもって設定しておくことが大切です。送付が遅れると、参加者の予定が埋まってしまい、コンペ参加率が低くなるため注意しましょう。
一般的な目安は、開催日の2～3ヶ月前です。参加者の返信期間を考慮し、逆算して案内状を送る日を決めるとよりスムーズです。
3. 送付方法を決める
案内状の送付方法は主に以下の2つです。
| 送付方法 | メリット | デメリット |
| 郵送 | 特別感や礼儀正しい印象を与えられる | 手間と時間がかかる |
| メール | 案内状にかかるコストが少なく、すぐに送付できる | 見逃されやすい |
郵送は年配の方が多い場合に、メールは早急に案内状を送付したい場合におすすめです。メリットとデメリットを把握したうえで、送付する相手にあわせて決めましょう。
【すぐに使える】ゴルフコンペ案内状の無料テンプレート
ゴルフコンペの案内状作成に役立つ、すぐに使える無料テンプレートは以下のとおりです。テンプレートを参考にして、案内状を作成してみましょう。
| 第◯回◯◯記念ゴルフコンペ開催のご案内
拝啓 20〇〇年〇月〇日 記 日時：〇月〇日（〇曜日） 会場：〇〇カントリークラブ 集合場所：〇〇コース出入り口前 費用： 競技方式： 懇親会の開催概要： 申込み期限： 〇月〇日まで お問い合わせ： 特に、当会場の◯番ホールから見える富士山は絶景でございます。お越しいただけることを、弊社一同楽しみにしております。【ポイント9.参加したくなる一言】 |
ここでは、それぞれの項目のポイントを解説していきます。
1.挨拶文
挨拶文では、ビジネスマナーを守り、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。ゴルフコンペで守るべきビジネスマナーは以下のとおりです。
- 貴社：「御社」は話し言葉
- 拝啓・敬具：頭語と結語を入れる
- 時候の挨拶：春の挨拶「陽春の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」秋の挨拶「うららかな秋晴れが続いておりますが、皆様おかわりございませんでしょうか。」など
相手への敬意を払い、正確な敬語を使用すると丁寧な印象を与えられます。挨拶文から丁寧な文章を心がけましょう。
2.日時と会場
開催日時と場所は、イベントの基本情報です。誤りのないように記載しましょう。
このとき、集合時間と開始時間を明確に区別して記載することが大切です。混同しないように記載すると参加者が予定を立てやすく、遅刻を防げるでしょう。
また、会場の情報は住所だけではなくアクセス方法の記載も大切です。参加者が当日に迷わないように、地図や最寄り駅からの道順、QRコードなどもあわせて記載しておきましょう。
3.費用
参加費と会費は、合計金額ではなくそれぞれの項目で内訳を明記しておきましょう。
- 参加費（プレー代）
- 会費（懇親会・景品の費用など）
明確に記載すると「支払ったお金は何に使われるのか」が見えやすく、安心して参加できます。また、支払い方法についても現金・クレジットカード・電子マネーなど対応している方法を記載しておくと安心です。「現金を持ってきていない」または「現金はあるもののクレジットカードを持ってきておらず支払えない」などのトラブルを防げます。
4.競技方式
競技ルールが決まっている場合は、案内状に記載しておきましょう。事前にルールを把握すると戦略を立てやすくなりゴルフのレベル感がわかるため、安心して参加できる人が増えます。その結果、参加率の向上にもつながるでしょう。
ゴルフコンペでは、新ぺリア方式やスクランブル方式など、さまざまなルールが採用されるのが一般的です。 とくに初心者にも多くコンペの案内状を送る場合は、ルールの説明を少し記載しておくと、より安心感を与えられます。
5.懇親会
懇親会を開催する場合は、ゴルフコンペとは別に懇親会の概要について以下を明記しましょう。
- 開催場所
- 開催時間
- 追加料金（発生する場合）
また、表彰式を兼ねている場合は、その旨も明記すると参加率が上がるためおすすめです。懇親会は、参加者同士の交流を深める貴重な機会です。食事メニューや会場の魅力を伝え、事前に案内をしっかり行い、気軽に参加できるよう工夫しましょう。
6.出欠の締め切り日
出席の回答をもらう場合は、かならず締め切り日を設けましょう。締め切り日を明記すると返信率を高められます。
締め切り日が特別指定されていない場合は、コンペ開催日の1ヶ月前〜2・3週間前を目安にするとよいでしょう。また、締め切り日を設けるだけではなく、その後の対応も大切です。締め切り日を過ぎても返信がない場合は個別に連絡を取り、参加の可否を確認しましょう。
7.キャンセル時の対応
キャンセル期限とキャンセル料については、具体的に記載しましょう。
キャンセルに関する規定は、事前に明確に伝えておくと、トラブルを未然に防げます。また、早めにキャンセルの連絡をもらえると、コンペのチーム編成や景品準備などの計画変更がスムーズになります。
さらに、キャンセル時の連絡先もあわせて明記しておくと、参加者がスムーズに対応できるでしょう。
8.主催者の名前と連絡先
問い合わせ窓口となる連絡先を、以下のとおりに明記しておきましょう。
- 幹事の氏名
- 電話番号
- メールアドレス
複数人で担当している場合は、代表者の連絡先を明記しておくと参加者が迷わないでしょう。迅速な対応を心がけ、参加者からの質問や変更依頼にスムーズに対応しましょう。
9.参加したくなる一言
基本事項に加え、案内状をもらった人が参加してみたくなる一言を添えましょう。より興味を引き、参加率を高められます。例えば、以下の内容がおすすめです。
- 会場の見どころ（景観）
- 初心者・経験者ともに大歓迎
- 目玉商品の紹介
また、過去の開催実績や参加者の感想コメントも添えておくと、安心して参加してもらえるでしょう。
ゴルフコンペ案内状に載せたい！景品セットおすすめ5選
ゴルフコンペを盛り上げるためには、景品選びも重要です。参加者のモチベーションを高める景品セットを5つ紹介します。
- ディズニーペアチケットが目玉の和牛とスイーツで満足度アップの景品10点セットA
- 【宿泊】全国から選べる温泉旅行 やすらぎの旅 15点セット
- JTB旅行券が目玉の本格グルメとスイーツが詰まった景品5点セットB
- 絶品！グルメづくし えらべるブランド和牛【椛 もみじ】 10点セットA
- ふぐ料理フルコースが目玉の和牛とスイーツが揃う贅沢景品7点セットD
景品セットの内容や目玉商品の特徴を参考に、参加者に喜ばれる景品を選びましょう。
1.ディズニーペアチケットが目玉の和牛とスイーツで満足度アップの景品10点セットA
夢の国へのペアチケットは、幅広い年齢層に喜ばれる人気の景品です。ディズニーリゾートで特別な1日を過ごせる、思い出に残る体験をプレゼントできるでしょう。
| セット内容 | 数量 |
| ★東京ディズニーリゾート１DAYパスポート ぺア | 1 |
| ★えらべるブランド和牛【梢 こずえ】 | 1 |
| ボイルずわいがに姿 2尾 | 1 |
| スイートバスケット焼き菓子詰合せ | 1 |
| 新杵堂詰合わせ スーパースターロール1本＆みかん大福3個 | 1 |
| ホットサンドトースター（バターナイフ付） | 1 |
| 北海道 本格燻製ベーコン・ソーセージ詰合せ Aセット | 1 |
| 三本珈琲有機栽培ドリップコーヒー | 1 |
| Apple Giftカード 3000円分 | 1 |
| 真空ステンレスカラータンブラー350ml1個 | 1 |
＞＞「ディズニーペアチケットが目玉の和牛とスイーツで満足度アップの景品10点セットA」について詳しく見る
2.【宿泊】全国から選べる温泉旅行 やすらぎの旅 15点セット
全国各地の温泉地から選べる旅行券は、日頃の疲れを癒したい参加者が集まったゴルフコンペにぴったりでしょう。とくに年配の方が集まったコンペにおすすめの景品セットです。
| セット内容 | 数量 |
| ★全国から選べる温泉旅行（宿泊） やすらぎの旅【和＆ペシュ】 | 1 |
| ボイルずわいがに姿 2尾 | 1 |
| ティファール アクセススチーム コンパクト | 1 |
| トライタンボトルブレンダー（レッド） | 1 |
| えらべるご当地和牛【栞 しおり】 | 1 |
| えらべるワイン | 1 |
| リラフィット テーブルクッション | 1 |
| ハーゲンダッツギフト券 | 1 |
| 北海道クッキーアソート | 1 |
| レンジスープボウルペア | 1 |
| 信州りんご酢（希釈タイプ） | 1 |
| Rolls New York アイスロールアソート4本 | 1 |
| 牛乳石鹸 ゴールドソ－プセット | 1 |
| 亀田製菓 ハッピーターン ビッグボックス | 2 |
＞＞「【宿泊】全国から選べる温泉旅行 やすらぎの旅 15点セット」について詳しく見る
3.JTB旅行券が目玉の本格グルメとスイーツが詰まった景品5点セットB
JTB旅行券は、旅行好きの参加者に喜ばれる定番の景品です。自由な旅行プランを立てられるため、幅広い層に人気があります。
| セット内容 | 数量 |
| ★JTB旅行券 3万円分 | 1 |
| ★えらべるブランド和牛【梢 こずえ】 | 1 |
| 鹿児島県産黒豚角煮（６袋） | 1 |
| えらべるラーメン | 1 |
| バームクーヘン・クッキーセット | 1 |
＞＞「JTB旅行券が目玉の本格グルメとスイーツが詰まった景品5点セットB」について詳しく見る
4.絶品！グルメづくし えらべるブランド和牛【椛 もみじ】 10点セットA
美味しいものが好きな参加者には、ブランド和牛の景品がおすすめです。とくに家族が多いコンペでは、お土産として喜ばれるでしょう。
| セット内容 | 数量 |
| ★えらべるブランド和牛【椛 もみじ】 | 1 |
| えらべるご当地和牛【棗 なつめ】 | 1 |
| 三本珈琲有機栽培ドリップコーヒー | 1 |
| 丸大食品 煌彩セット | 1 |
| えらべるラーメン | 1 |
| 松前4点セット | 1 |
| ふくちり詰合せ | 1 |
| 三國監修 北海道ディナーセット | 1 |
| ろくさん亭 道場六三郎 フリーズドライギフトセット | 1 |
| 手延素麺揖保乃糸（特級品）7束 | 1 |
＞＞「絶品！グルメづくし えらべるブランド和牛【椛 もみじ】 10点セットA」について詳しく見る
5.ふぐ料理フルコースが目玉の和牛とスイーツが揃う贅沢景品7点セットD
少し変わった景品として、ふぐ料理フルコースもおすすめです。贅沢な食事体験は、参加者に特別な思い出をプレゼントできます。
| セット内容 | 数量 |
| ★ふぐ料理フルコース | 1 |
| ★えらべるブランド和牛【桂 かつら】 | 1 |
| トライタンボトルブレンダー（レッド） | 1 |
| えらべるラーメン | 1 |
| ハーゲンダッツギフト券 | 1 |
| モンドセレクション受賞！和ショコラ24個入り | 1 |
| モンドセレクション受賞！スーパースターロール1本 | 1 |
＞＞「ふぐ料理フルコースが目玉の和牛とスイーツが揃う贅沢景品7点セットD」について詳しく見る
ゴルフコンペにおすすめの景品は関連記事「ゴルフコンペの景品おすすめ12選！参加者がもらって嬉しい商品の選び方を解説」にて詳しく解説しています。あわせて参考にしてください。
ゴルフコンペ案内状を工夫してイベントを成功させよう
ゴルフコンペの案内状は、参加率を左右する重要な要素です。この記事で紹介したポイントを押さえ、丁寧でわかりやすい案内状を作成すれば、より多くの参加者を募れるでしょう。
また、本記事で紹介した無料テンプレートを活用すると、よりスムーズに案内状が作成できるため準備がはかどります。 ぜひ本記事を参考にして、魅力的な案内状を作ってみてください。
景品ショップ「マイルーム」では、幹事様へ向けてゴルフコンペの景品を販売しています。また、予算3万円以上でプロがご希望にあわせて景品をお選び致します。気になる方は、ぜひご活用ください。
