「飲み会の幹事を任されたけど、何から始めたらいいかわからない」
「幹事に失敗して、評価が下がるのが怖い」
「できる幹事だと思われたい！」
忘年会や新年会などの飲み会を成功させるには、幹事の段取りが重要です。しかし、初めて幹事を任された方や、過去にうまくいかなかった経験があると、不安に感じるのも無理はありません。
スムーズにいかないと、参加者に迷惑をかけたり、自分の評価に影響したりする可能性があります。
そこで本記事では幹事に必要なスキルについて、以下の内容を詳しく解説します。
この記事を読むと、上司や同僚から信頼される「できる幹事」になるためのスキルが身につきます。この記事を参考にして、大切な飲み会を成功させてください！
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幹事ができると評価が上がる？理由を解説
幹事は労力と気配りが求められるため、敬遠されがちです。だからこそ、忘年会や新年会などで幹事を引き受けると、上司や周囲から一目置かれる存在になれるでしょう。
幹事は、開催日時の決定やお店選びなどの事前準備に始まり、当日の司会進行、開催後の会計報告まで多岐にわたります。場合によっては、業務時間外で行わなければならないこともあるでしょう。
このような敬遠されがちな役割を率先して引き受けると、信頼を得やすくなります。
また、幹事に必要なスキルはビジネスでも役立ちます。一度は経験しておくと、スキルアップに繋がるでしょう。
幹事ができない人の特徴5つ
飲み会の参加者が楽しく過ごせるようにするのが幹事の大事な役割です。しかし、段取りよくできないと「仕事ができない人」と思われる可能性があります。幹事ができない人の主な特徴は以下の5つです。
幹事が初めてでも、先輩に教わりながら行えばスキルも磨けます。それぞれ詳しく解説しますので、飲み会の準備に役立ててください。
1.飲み会の計画を立てられない
飲み会の幹事に求められる重要なスキルのひとつが「計画力」です。計画がうまく立てられなければ頼りない印象を与え、評価にも影響しかねません。
飲み会を成功させるには、事前準備からアフターフォローまで綿密な計画を立てる力が求められます。開催の目的を明確にし、参加者全員が満足できるよう計画してみてください。
幹事の経験を通して計画力が磨かれれば、ビジネスでも役立つでしょう。
2.人やスケジュールの調整ができない
幹事を行ううえで欠かせないのは、スケジュールの調整力です。スケジューリングができないと「仕事を円滑に進められない人」と思われ、大事な仕事が任されない可能性があります。
飲み会はより多くの人が参加できるよう、日程や場所を考える必要があります。上司にも参加してもらえるよう、事前に確認しておきましょう。あわせてお店との日程や予算などの調整も大切です。
3.お金の管理ができない
できない幹事にならないためには、予算管理能力も欠かせません。予算管理が甘いと、お金にルーズで計画性がない印象を与えてしまう可能性があります。
飲み会では会場の利用料金や飲食代、景品代などさまざまな費用がかかります。そのため、これらの費用をふまえて1人あたりの予算を考えることが必要です。また、参加者の急なキャンセルにも対応しなければなりません。
限られた予算内でトラブルなく飲み会を進行できる力は、商談や顧客対応にも活かせます。
4.段取りができない
段取りが悪いと「要領が悪い人」という印象を与えてしまうかもしれません。納期の遅れや準備不足など心配され、信頼を損なう可能性もあります。
飲み会の開催が決まったら、当日までのスケジュールを具体的に決めましょう。例えば、お店の下見や予約、参加人数を確定する日程です。
通常業務と並行して飲み会の準備を進める必要があるため、スケジュールには余裕を持たせましょう。こうした進行管理のスキルは、複数のプロジェクトを同時に進めるビジネスシーンにも役立ちます。
5.トラブルの対処ができない
トラブルの対処ができないと、危機管理能力が不足していると見なされ、昇進に響くことがあります。
お店にある備品の破損や体調不良者が出るなど、お酒の席では思わぬトラブルが起こることもあります。万が一に備え、参加者に飲み過ぎないよう注意を呼びかけし、幹事が会場に目を配ることが重要です。
幹事の経験豊富な人からアドバイスをもらっておくのも有効です。トラブルが起きたときにも、冷静に対処できるスキルは、ビジネスにも役立ちます。
【幹事ができない人と言わせない】飲み会の前日までにやること
飲み会を成功させるには、事前準備が不可欠です。必要に応じて、協力してくれる人を見つけておくと安心です。
特に幹事は、開催日までに多くのタスクをこなす必要があります。前日までにやるべき主な内容は、以下の7つです。
順を追って詳しく解説しますので、余裕を持って準備を進めておきましょう。
1.日程を決める
できるだけ多くの人が参加できるよう、参加者の都合を確認して日程を決めましょう。特に会社の場合、上司の都合を早めに確認しておくと安心です。
候補日をいくつか挙げ、出欠確認ツールを活用して日程を調整します。年末年始や歓送迎会シーズンは予約が集中するため、早めに予定を確定させておきましょう。
2.お店を予約する
飲み会の成功を左右するのが、お店選びです。お店の雰囲気や料理は参加者の満足度に大きく影響するため、事前にお店の下見をしておくと安心です。お店を選ぶ際は、以下のポイントを重点的に確認しましょう。
- お店の雰囲気
- 座席数やレイアウト
- 飲み放題やコース料理の有無
- 駅からのアクセス
- 予算
飲み放題やコース料理を選ぶと、参加者も楽しみやすく幹事の負担も減ります。人数変更への対応やキャンセル料の規定も事前に確認したうえで、予約しましょう。
3.正式なお知らせをし、出欠を確認する
お店の予約が済んだら、参加者へ案内を送りましょう。出欠をあわせて確認し、確定した人数をお店に伝える必要があります。案内には、以下の内容を忘れずに記載しましょう。
- 飲み会の目的
- 日時
- 会場名と住所・電話番号
- 会費
- 出欠の締め切り
- 幹事の連絡先
なお、食事制限やアレルギーの有無も確認のうえ、お店に伝えておくと安心です。
4.席順を決める
席順は、和やかな雰囲気をつくるうえで大切です。初対面でも気軽に話せるよう、席の配置を工夫しましょう。
役職や年齢を考慮し、上座・下座のルールを守りつつ、交流しやすい席順にします。また、新入社員や中途採用者が孤立しないような配置にすることも大切です。
参加者全員が心地よく過ごせるように席順を考慮すると、満足度の高い飲み会になるでしょう。
5.上司に挨拶を依頼する
会社の飲み会では、上司が挨拶をするのが一般的です。依頼する際は開始または乾杯どちらの挨拶なのか、所要時間などもあわせて伝えておきましょう。
飲み会の主旨を伝えておくと、上司も準備しやすくなります。引き受けてもらえたら、お礼を伝えましょう。
6.景品がある飲み会の場合、景品を注文・購入する
景品を用意する際は、参加者全員が喜ぶものを選ぶと飲み会が盛り上がります。
性別や年齢層、趣味にも配慮すると良いでしょう。景品の購入は実店舗のほか、インターネット通販を利用するのも便利です。インターネット通販は実店舗に足を運ぶ必要がないため、忙しい方におすすめです。どちらにしても、当日までに余裕を持って準備を済ませましょう。
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＞＞メルマガ登録はこちらから7.二次会会場もリストアップしておく
一次会が盛り上がると二次会が開催される場合があります。二次会の会場をリストアップしておくと、スムーズに移動できます。
人数に合わせて対応できるよう、事前に準備しておきましょう。落ち着いた雰囲気で楽しみたいならバー、盛り上がりたいならカラオケなど、シーンに応じて選ぶことをおすすめします。
【幹事ができない人と言わせない】飲み会の当日にやること
飲み会当日は、事前に立てた計画をもとに進行します。幹事はスムーズな進行を心がけ、参加者全員が楽しめるように配慮しましょう。飲み会の当日にやることは、主に以下の3つです。
本章を当日の進行の参考にしながら、スムーズに準備を進めてください。
1.受付
参加者リストを事前に作っておくと、当日の確認がスムーズです。筆記用具や電卓も準備しておきましょう。
当日は開始の20～30分前には会場に到着しておきましょう。グラスやお箸の数、席順などの最終チェックを行います。
受付では参加者の確認や会費の集金を行います。金額の確認は、ダブルチェックすると安心です。
2.集金
会費は、受付で集金するのが一般的です。おつりが出ないよう事前に案内するか、小銭を用意しておきましょう。
集金したお金は、お店の支払いや二次会の費用にあてます。領収書の金額に間違いがないかを確認し、会計報告に備えて大切に保管しておきましょう。
3.司会・進行
飲み会の司会進行は、参加者全員が楽しめる雰囲気づくりに欠かせません。司会進行次第で、場の盛り上がりが大きく左右されます。
最初に幹事が開始の挨拶を行い、その後、上司に挨拶や乾杯の音頭をお願いしましょう。挨拶は長すぎず簡潔にまとめ、参加者への感謝の気持ちを伝えます。
以下は、開始の挨拶の一例です。
| ＜開始の挨拶の例文＞ 本日はお忙しい中お集まりいただき、ありがとうございます。 2025年〇〇部の忘年会を開催します。幹事を務めます〇〇部の▽▽です。 至らぬ点もあるかと存じますが、皆様に楽しんでいただけるよう精一杯務めますので、よろしくお願いいたします。 美味しい料理とお酒を楽しみながら、日頃の疲れを癒やし、楽しくお過ごしください。 |
| ＜締めの挨拶＞ 皆様、宴もたけなわではございますが、お開きの時間が近づいてまいりました。 本日は皆様のおかげで、大変盛り上がり、素晴らしい会となりました。 ご参加いただき、誠にありがとうございました。 来年もチーム一丸となって頑張っていきましょう。 |
歓迎会の場合は、迎え入れる社員の自己紹介の時間を設けます。場を盛り上げ、参加者が楽めるようにしましょう。終了時間には挨拶を行い、飲み会を締めくくります。
【幹事ができない人と言わせない】飲み会の翌日以降にやること
飲み会の後も幹事の仕事は続きます。翌日以降にやるべきことは、以下の3つです。
幹事の仕事を丁寧にやり遂げることで、周囲からの信頼にもつながります。ポイントを押さえて、最後までしっかり対応しましょう。
1.会計報告をする
飲み会の後は集金したお金の用途を明確にするため会計報告書を作成し、収入と支出の内訳を記載して参加者に共有しましょう。
また、必要に応じてレシートや領収書も添付しておくと安心です。上司が多めに支払った場合は、その旨も記載しておきましょう。
2.費用の返金または追加の集金をする
会費の余剰金が出た際は、参加者へ返金するのが基本ですが、少額なら同意を得たうえで次回の飲み会に繰り越すのもひとつの方法です。
一方、会費が不足した場合は、追加で集金することになります。たとえば参加人数が増えたときや、コース料理をグレードアップした場合などです。
追加で集金する際は、事前に参加者へ連絡して理解を得ましょう。その際は、理由を丁寧に説明することが大切です。
3.参加者へお礼を伝える
飲み会後は、感謝の気持ちを伝えることで人間関係をより良くすることができます。
お礼は、次の出勤日の午前中に伝えるのがおすすめです。直接会える場合は口頭で、難しい場合はメールやメッセージでも良いでしょう。
上司から会費を多くもらった場合は、忘れずにお礼を伝えましょう。あわせて、飲み会で撮った写真を共有するのもおすすめです。
段取りよく行って「できる幹事」になろう！
飲み会の幹事は、事前準備から当日対応、翌日以降のフォローまで多くの業務があります。
「面倒くさい」「やりたくない」と敬遠されがちですが、さまざまなスキルを身に着けられる貴重な経験になります。
幹事の仕事ぶりが評価されれば、重要なプロジェクトや昇進のチャンスが広がります。参加者全員が楽しめるよう配慮し、段取りよく進めて「できる幹事」を目指してください。
参加者に楽しんでもらう工夫として、余興に景品を用意するのも効果的です。景品ショップマイルームでは、予算に応じて選べる飲み会向けの景品を多数ご用意しています。
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