結婚式の二次会の会場選びについて

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結婚式の二次会の会場選びのコツ。どういう所を選べばいいの？

「友人が結婚式を挙げる事になり、二次会の幹事頼まれちゃった！でも何を準備したらいいか分からないし、二次会の会場はどこがいいんだろう？」

社会に出るとこういった機会が増えてきますよね。二次会にはあまり行った事もないし、ましてや幹事なんて未経験！という方でも大丈夫！押さえておくべきポイントをご紹介します！

実際に二次会会場で働いていた私の経験を踏まえてみなさんにお伝えしていきます。

1.まずは近くのエリアで会場探し！

結婚式の日程はもう決まっているので、日時も自然と決まりますよね。そうしたらまず結婚式の日に空いている会場探しからです。

特に6月の結婚式シーズンや12 月の忘年会シーズンは二次会会場として使われるお店はどんどん予約が決まっていきます。特に式場近くのエリアはすぐに埋まります。実際に私が働いていた時も1日に何組もの予約が入る事がほとんどでした。

そうなると遠くのエリアの会場になってしまったり、希望としてる時間に予約が取れず結婚式から二次会まで間が空いてしまったりする可能性があります。

日程が決まっているならまずはネットなどで空き状況を調べていくつかピックアップしておきましょう。もしこの時点でおおよその人数が分かっているのなら先に仮予約を入れておくとより確実です。空いてる内に押さえておかないと、前は空いていたのにいざ予約を入れようとしたらもう埋まっていたなんて事はよくあります。それから慌てて探して予約をしたら思っていたお店と違った、雰囲気が合わなかったなどがっかりする事もあります。

中には仮予約をしてもその後連絡がなく勝手にキャンセル扱いにされてしまったという事もあります。お店側からすると大きな予約は取れたら嬉しいですが、逆にキャンセルになるとかなり痛手になります。

仮予約を取る際にはどれくらい前から仮予約を入れられるのか、また本予約にする時はいつまでに連絡をすればいいのか確認をしておきましょう。　

2.どんなお店を検索したらいいの？

最近はネット検索で簡単に調べる事が出来ます。検索をする時に気を付けておきたいのは会場の広さやコースプラン、プロジェクターなどの設備について検索しておくとスムーズでしょう。

特に二次会で行いたい演出やゲームが既に決まっている場合はちゃんと出来るのか設備は整っているのかしっかりと調べておきましょう。ネットで検索しても出てこない場合は直接お店に連絡して確認をしておけばより確実ですね。他にもコース料金や二次会プランなどがあるお店でしたら内容を見ておくのもいいと思います。

時間に余裕がある時でしたら下見として一度お店に行ってみるのが1番確実です。もしお店が忙しくなければスタッフの方から詳しく説明を聞けたり、実際に会場として使う席を見れたり出来ます。実際によくあったのが、プロジェクターを使いたいけどスクリーンはどの位置になるのか、音響はどうなっているのか、当日持参したCDを流したいなど質問される事が多かったです。特にCDや映像を使う場合は実際に流して見る事をおすすめします。ファイルの種類などによってうまく流れなかったり、音が小さかったりなど当日では調整出来ない問題があったりするので事前にしっかり確認をしておいた方がいいですね。

3.お店を貸し切りにするには？

お店によっては人数が多いと貸し切りで使わせてもらえる所もあります。中には何名様以上から貸し切りと条件を提示している所もあるのでしっかりと確認しておきましょう。

条件より人数が少ない場合など貸し切りで使えなかったり、不足分の金額を請求される時があります。特に料理に関しては人数が少なくても料理を減らす事が出来ず、決まった人数分を請求されるので注意が必要です。

またお店によっては人数が下回ると貸し切りが出来ず、パーテーションなどで席を区切って使う方法になるのでなるべく人数が減らない様に調整をしておきましょう。逆に人数が増える場合は最大で何人まで増やせるのかを確認しておきましょう。席数が足りなかったり、料理が足りないなど臨機応変に対応出来ない事もありますので最大人数と最低人数をお店の方に伝えておくと準備するお店側も助かります。

なるべく大幅は人数変更がないように、新郎新婦に確認をして早めに人数決定が出来るといいですね。

4.料理やドリンクのプランは？

二次会会場で使われるお店のほとんどではコースプランが用意されている事が多いです。金額は3000円から5000円前後が多いでしょう。金額の違いはメイン料理が違ったり、品数が違ったり、ドリンクの種類の多さなどでしょう。二次会が始まる時間帯や参加する方に合わせたプランを選ぶ事が大事です。

例えば夕方から開始の場合は夕食を兼ねて二次会に参加する人が多いので料理をメインに品数も多いプランが好まれます。披露宴から参加する人が多い場合や時間帯が遅めの場合は料理よりドリンクを重視したプランにするといいでしょう。

料理はこういった感じがいい、ドリンクにビール飲み放題を入れたい、スイーツを多めにしたいなど何かリクエストがあればお店側に相談してみましょう。融通の聞く所であればリクエストにそったコースプランに変更をしてくれます。

5.当日までに準備しておくことは？

後は二次会で行うゲームや演出、ゲームの景品などを準備しておきましょう。当日何時から荷物を搬入出来るか、受付はどれくらい前から可能かなどをお店に確認して、余裕を持った行動が出来ると1番いいですね。参加される方も時間の案内があると分かりやすいです。

他にも当日必要になるのは受付表や会費を集める際に使うおつり、メモ帳やボールペンなどもあると便利ですね。景品や会場に飾った花などを持ち帰る際に大きな袋も準備しておくといいでしょう。

人数の変更があった場合は大まかな人数は大体1週間前、人数確定は3日前がおおよそになります。日数が迫っている場合は変更がきかない時もありますので、きちんと仮予約の時などに確認しておきましょう。

お店を貸し切る場合は退店時間もしっかり確認し、二次会が始まる前に参加者にアナウンスしておきましょう。次の予約がある場合はお店に迷惑がかかりますし、時間が過ぎてしまうと延長料金が発生する事もあります。特にお酒が入ると中々帰らない方もいるので、最後までスムーズにするために参加者の方にも協力をしてもらいましょう。お酒を飲んで盛り上がるのはいいですが、何事もほどほどにするのが1番です。

6.まとめ

こうやってまとめてみると意外とやる事自体は多くないように感じます。他のメンバーでうまく分担してやれば1人の分担量も少なく、スムーズに進むはずです。

また、しっかりお店側と連絡を取り合い、確認をして全員が内容を把握しておけば安心でしょう。

後は当日飲み過ぎない様に気を付けておけば大丈夫ですよ。二次会が始まってしまえばあっという間に時間が過ぎてしまいます。

みんなで楽しく盛り上げて新郎新婦の思い出に残る二次会にしましょう。