二次会幹事の準備や役割分担｜景品ショップマイルーム

二次会幹事の準備や役割分担を徹底解説！おすすめ景品も紹介

二次会を成功させるためには事前準備が最も大切なポイントです。
事前準備に漏れがあっては、当日になって焦ることに繋がります。

加えて事前準備をスムーズに進めるための役割分担や、手間を省くための方法を考えることも大事なことです。
幹事は少ない準備期間で仕事の合間を縫って作業する必要があるので、できるだけ効率的に負担を抑えて準備することを心がけましょう。

この記事では「二次会の事前準備は何をすればいいの？」「どうやって作業を進めたらいいのか分からない」というあなたのために、幹事が必ずしておくべき二次会の事前準備の内容を徹底解説。
二次会を成功させるための幹事の心構えとあわせて、幹事の方はぜひ参考にしてください。

1.まずは会費を決定しよう

二次会幹事として最初の仕事は、二次会の会費を決定することです。
会費が決まらなければゲストに招待状を送ることもできませんし、何にどれくらいの金額を使えるのかがはっきりしないため準備が進みません。

会費の決め方は二通りあり、「会費を先に決める方法」と「二次会の内容を先に決める方法」が考えられます。会費を先に決める方法を選んだ場合、だいたいの予算が見えてくるのでその範囲内で二次会の内容を決めていきます。
会費は5千円から6千円くらいが一般的なので、特別豪華にするつもりがなければこちらの方法で問題ないでしょう。

一方、二次会の内容を決めてから会費を決める方法だと、大幅な赤字にならないように会費で予算を調整することができます。
あまりに豪華な内容を計画して会費が高くなりすぎる点には注意が必要ですが、どうしても豪華な二次会にしたいという方はこちらの方が向いているでしょう。
いずれにしても、会費だけで二次会の経費を全てまかなえるかどうかは微妙なところなので、新郎新婦が自腹を切れる金額とあわせて会費を考慮することをおすすめします。

2.ゲストの人数は早めに確定させておく

せっかく会費を決めても、ゲストの出席数が確定しなければ正確な予算を組むことはできません。
二次会の準備の遅れに繋がることなので、出欠はできるだけ余裕を持った締切日を設定しましょう。
少なくとも出欠は二次会当日の1ケ月前にはほぼ確定している状態にしたいものです。

幹事や新郎新婦の焦りとは裏腹に、ゲストの出欠の返事はゆっくりになりがちです。
「直前にならないと予定がはっきりしない」という人以外は、できるだけ早めに催促しましょう。
二次会1ヶ月前なのにゲストの人数が確定していないのは危険信号が灯っていると考えてください。

3.幹事の役割分担

先ほど事前準備の内容をリストアップしました。
あれだけの項目を担当を決めず、それぞれの幹事が気まぐれに進めるのは失敗の元です。
作業内容がダブってしまったり、「他の人がやったと思ってた」などと大事な仕事を放置してしまう原因にもなりかねません。

事前準備の内容のリストアップが完了したら、その時点で担当を決めてしまいましょう。
やる事がはっきりした方がやる気も出ますし、作業効率も段違いに良くなります。

役割分担の決め方は幹事の人数や内容にもよりますが、あまり一人の人に偏りすぎないことが大事です。
幹事同士で不満が溜まったり雰囲気が悪くなってしまってはせっかくの二次会が台無しです。
幹事同士で協力し合うことはもちろんですが、新郎新婦の協力を仰ぐことも忘れないでください。
二次会の内容には新郎新婦でなければ分からないことや、新郎新婦が直接作業した方が効率がいい内容も多いはずです。
マメに新郎新婦と連絡を取り合い、任せられる作業は新郎新婦にお願いしてみましょう。

また、役割分担は事前準備だけでなく、当日の役割もしっかり決めておきましょう。
司会や音響、照明、ビデオ操作、撮影、受付など当日も多くの作業が必要となります。
当日は幹事だけでなく、他の協力者を依頼できないか調整することをおすすめします。
当日は幹事もてんやわんやになることが想定されるため、ちょっとした雑用は幹事以外のゲストに依頼した方がスムーズにいくでしょう。

4.幹事の手間を軽減できるおすすめ景品

二次会幹事の事前準備の中でも、特に時間を要するのが「景品」ではないでしょうか。
予算の中でできるだけ豪華な景品を揃えたいと思っても、選択肢が広すぎて悩みますよね。
それに、一つ一つ景品を購入し、それを二次会当日まで保管しておくのも負担となります。
当日に景品を運び込む必要もあり、想像以上に様々な労力がかかってしまうものです。

そんな余計な手間を解消するためには「セット景品」がおすすめです。
あらかじめセットの内容が決まっているので、幹事が決めることは「景品を何点購入するか」だけです。
セット景品は点数や値段のバリエーションも豊富なので、必ずあなたの二次会の予算にぴったりのセットが見つかるはずです。
また、セット景品同様におすすめなのが「目録」です。
商品引換券を目録で渡す方法は、景品保管や当日の運び込みの手間を大きく軽減できます。
ゲストにとっても大きな景品を持ち帰る必要がないので、とても喜ばれるでしょう。

これらの景品は二次会景品専門のネットショップに様々な種類のものが販売されていますので、景品にかける手間を減らしたい幹事の方はぜひ一度見てみることをお勧めします。

5.二次会を成功させるポイント

二次会幹事として事前に準備しておく内容について簡単に解説してきました。
事前準備は二次会を成功させるために入念に確認しながら進める必要があります。

幹事として意識しておくべき「二次会を成功させるポイント」は、作業の負担を分散させることと、手間を省ける部分は積極的に効率化を図ることの二点です。

幹事を任されるような人は、責任感があってマジメだと新郎新婦が評価した人のはずです。
責任感がある人ほど作業を抱え込み、自分の力でやり遂げようとしてしまいます。
しかし、そんな姿勢はかえって逆効果かもしれません。
二次会の幹事はそんなに前から準備することもできないので、直前期は確実に時間に余裕がなくなるものです。余裕がなくなると、焦りから新郎新婦や他の幹事との関係性がギスギスしてしまう危険もあります。

そうなる前に、新郎新婦に頼めることは頼んだり、他の幹事で時間に余裕がある人に仕事の一部を任せたり、幹事以外の友達に協力を依頼したりと一人で抱え込まないことが大切です。
また、先ほど紹介した「セット景品」や出欠確認アプリで出欠を取るなど、手間を軽減できる部分があれば積極的に効率化を図ることも大事なことです。

6.まとめ

二次会幹事の事前準備の内容について解説してきましたが、いかがでしたか？
二次会の会費が決定しないと準備は何も進まないので、まずは会費を決定することが先決です。

会費が決まったら事前準備に入りますが、幹事と新郎新婦の役割分担をきっちり公平に行うことで作業がスムーズに進みます。
意外と負担になりがちな景品選びについては、セット景品や目録を利用することでかなり手間を省けるでしょう。

最後に、二次会を成功させるためにはより多くの人に協力を依頼することが大切です。せっかくのおめでたい場ですし、幹事の負担が大きすぎて不満を抱くことがないように幹事自身も気を付けましょう。
以上を参考に、ぜひともあなたの二次会を成功させてください。

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