二次会幹事の準備や役割分担｜景品ショップマイルーム

二次会幹事の準備や役割分担を徹底解説！おすすめ景品も紹介

二次会幹事をまかされても、実際にどのような準備をしておく必要があるのか、役割分担はどのようにしたらいいのか分からないという方も多いと思います。
そんな方のために、二次会幹事が必ずしておくべき事前準備の内容や、幹事の役割分担の一例を詳しく解説します。

また、幹事同士スムーズに情報を共有するためのコツや、景品選びの手間を省くためのおすすめ商品も合わせて紹介。
この記事を読めば二次会幹事のすべきことがイメージできるようになるはずです。

1.二次会幹事の人数は何人必要か

二次会の規模によっても必要人数は変わりますが、一般的には2人から6人くらいの体制でやることが多いです。
幹事は「新郎の友達だけ」などと偏るのは様々な面に支障をきたすので避けるようにし、必ず新郎新婦両方の友人知人の混合体制で臨みましょう。

幹事経験のない方は想像できないと思いますが、二次会の幹事はかなり大変な業務です。ゲストへの連絡や景品の準備、予算の管理やBGM選びなどやる事は無数にあります。
幹事の数が少なければ少ないほど負担が増えるので、できる限り多くの人に協力を依頼しましょう。と言ってもあまりに大所帯になっても意見がまとまらない等のデメリットもあります。
したがって幹事の人数は最初に挙げた「2人から6人くらい」に留め、手伝い要因を別途確保しておくのがベストの体制と言えるでしょう。

もしあなたが幹事を頼まれた側であれば、新郎新婦に協力を求めることはもちろんその他の協力者がいるのかどうかも確認しておきましょう。

2.二次会に必要な事前準備とは

二次会の幹事になったら、事前に決めておかなければならないことが山ほどあります。
二次会の形態にもよりますが、一般的な二次会に必要な事前準備は次の通りです。

・会場を決める
・会費の決定、予算見積もり
・ゲストの招待方法
・ゲストの出欠確認
・ゲームや余興の内容を考える
・当日の進行プログラムの作成
・BGM選び
・備品と景品の準備

招待予定のゲストのリストアップと二次会会費の目安、予算は新郎新婦側があらかじめ決めていることが多いです。
また、二次会の会場を新郎新婦側で準備しているケースもあります。幹事の役目は新郎新婦がまだ手を付けていないこと全てだと考えましょう。

ただし、幹事で全て進めるのではなくあくまで新郎新婦と協力しながら計画することが大切です。
新郎新婦がやった方がスムーズにいくことがあれば、遠慮せずに頼むようにしましょう。
幹事が中心となって進める作業は事前に役割分担をはっきりさせておいた方が無難です。
役割分担の例については次で解説します。

3.幹事ごとの役割分担例

先ほど触れた通り、新郎新婦側で準備しておいてくれる事項もありますが、基本的には幹事が中心となって作業を進めることになります。

ここでは事前に決めておくべき役割分担の一例を紹介します。最初に、リーダーを決めておくと全ての作業がスムーズに進行するでしょう。

リーダーの役割は全体を見ることです。
当日までのスケジュール管理と作業の進捗状況の確認、幹事からの相談に乗ったり新郎新婦との連絡役もリーダーの役割です。
進捗が遅れている作業を手伝ったりする必要も生じるでしょう。
リーダーには二次会幹事の経験があり、比較的時間に余裕がある人が適しています。

リーダー以外に必要な役割を大きく分けると「出欠確認担当」や「余興・ゲーム・演出担当」、「プログラム・台本作成担当」などが考えられます。

出欠確認は非常に重要で手間もかかる大変な作業です。
特に招待状を発送する方法で出欠確認を行うのは大変な労力なので、アプリで出欠確認する方法がおすすめです。

「余興・ゲーム・演出担当」は当日の余興の調整や景品の当選を決めるためのゲームの企画、景品や備品の購入、当日流すムービーやBGMの準備など業務内容は山積みです。

「プログラム・台本作成担当」も重要な仕事です。
進行表や台本は当日必ず必要となるので、入念に確認しながら作成する必要があります。
様々な担当がありますが、この分担例はあくまで例でしかありません。

幹事同士で話し合い、協力できる部分は全員でサポートするなど臨機応変に対応しましょう。
なお、事前の役割以外に次のような当日の役割分担も必要となります。

・会場設営
・受付、クローク
・会計
・司会進行
・写真、ビデオ撮影
・音響

これらは幹事だけで全てやろうとせず、他の協力者を募った方がいい部分も多いです。
当日の役割分担も事前にしっかり打合せしておきましょう。

4.幹事同士や新郎新婦との連絡手段

二次会幹事の顔合わせの際に、幹事同士や新郎新婦との連絡手段を決めておきましょう。
幹事には景品・備品の購入や余興関係の調整、会場とのやり取りなど情報を共有しておくべきことが多いので、確実に全員でやり取りできる環境を作っておく必要があります。

一番簡単なのはLINEグループを作ることでしょう。
スマホを持っていない人はいないでしょうし、新たに登録したりインストールする必要がないので一番簡単な方法です。
ただし、LINEだとエクセルやワードの共有がしづらいというデメリットがあります。
実際には可能なのですが、パソコンで作成したエクセルファイルをLINEで送信するのは手間がかかります。

そんな時のためにファイル共有用のクラウドを作成しておくか、チャットワークなどファイルの共有がしやすいグループチャットに登録しておく方法もあります。
特にチャットワークはタスク管理やスケジュール管理が設定しやすいので共同作業に向いていると言えます。
アプリ版もあるので外出先でもLINE感覚で利用できるので非常に便利です。

結局はどんな連絡手段だろうとしっかり情報の共有ができれば問題ないので、最初の打ち合わせの際にしっかり決めておきましょう。

5.幹事の手間を軽減できるおすすめ景品

二次会幹事の仕事の中でも特に大変な作業が、ゲームや抽選でゲストにプレゼントする景品を決める作業と、実際に景品を購入する作業でしょう。
どんな景品を揃えるべきかは幹事同士でも意見がまとまりづらいところですし、好みによるところなので話し合いが難航しがちです。
加えて、景品が決まっても実際に購入するのもかなりの手間となります。他の作業もある中で、この景品関係の作業にかける時間をできるだけ節約したいところです。

そこでおすすめしたいのが、「セット販売の景品」です。
二次会景品の専門ショップでは「5点セット」「10点セット」のようにあらかじめ景品をセットで販売してくれるサービスがあります。

値段の幅も5千円前後の安いセットから10万円を超えるような豪華なセットまで揃っているので、様々な需要に応えてくれます。
これなら景品を決める作業に時間をかける必要もないですし、購入もそのセットを1つ購入するだけなので非常に楽です。
忙しい幹事の方はぜひ参考にしてください。

6.まとめ

二次会幹事の事前準備から役割分担を中心に解説してきましたが、参考になりましたか？
幹事の人数が少ないと作業が進まず直前になって焦る可能性が高いので、事前に新郎新婦に相談しておくことをおすすめします。

幹事が集まったら事前準備に入ります。事前に決めておくべきことをリストアップし、適切に役割分担することがスムーズに作業を進めるコツです。
リーダーを中心に協力し合いながら二次会を成功に導きましょう。
また、連絡手段をしっかりと決めておくことも非常に大事です。LINEやチャットワークなど、全員がやりやすい方法で連絡を取り合いましょう。

最後に紹介したセット販売の景品は作業の手間を省くために非常に役立ちます。
このように効率よくできる部分はスピーディーに済ませることも幹事をやるうえで大事な考え方です。

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